ERP در سازمان ها

برنامه ریزی منابع سازمانی ERP در دوران فناوری اطلاعات

سازمان‌ها دوران جدیدی را تجربه می‌کنند. تجربه‌های جدید سازمان‌ها در این دوران مرهون داده‌های بیشتر، تکنولوژی‌های پیشرفته‌تر/پیچیده‌تر و البته محصول مستقیم فناوری اطلاعات است. در این دوران جدید مدیریت سازمان‌ها بدون سیستم های اطلاعاتی که به درستی پیاده‌سازی شده‌اند غیرممکن به نظر می‌رسد. مدیریت منابع* سهم عمده‌ای در مدیریت صحیح سازمان‌ها دارد و استفاده از یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ERP نقش مهمی در بهبود مدیریت سازمان خواهد داشت.

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP: Enterprise Resource Planning) چیست؟

برنامه ریزی منابع سازمانی چه به عنوان یک مفهوم و فرهنگ، و چه به عنوان یک سیستم نرم‌افزاری مورد استفاده در سازمان‌ها تعاریف متعددی دارد.

برنامه ریزی منابع سازمانی (به انگلیسی: Enterprise resource planning) (به اختصار ERP)، شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی بصورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید.

تعریف ERP: برنامه ریزی منابع سازمانی

ERP به معنای مدیریت برنامه ریزی منابع سازمانی چهار شاخص اصلی یا 4M:Man,Machine,Material, Money است

ERP با مدیریت منابع سازمان در چهار شاخصه اصلی نیروی انسانی، تجهیزات، مواد و منابع مالی به شرکت‌ها برای برنامه‌ریزی دقیق فرایند‌های کاهش هزینه و افزایش درآمد کمک می‌کند.

پنج دلیل نیاز سازمان به سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی

اگر با یکی از این پنج مشکل در سازمان خود روبرو هستید ممکن است ERP راه‌حل مناسبی برای سازمان شما باشد. هر چند استقرار یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی پیچیدگی‌های خاص خود را دارد که بسته به هر سازمان باید در نظر گرفته شود.

1) از نرم‌افزارهای مختلف و متفاوتی برای مدیریت پروسه‌های سازمان استفاده می‌کنید

در سازمان شما بخش حساب‌داری از سیستمی برای ثبت دریافتی‌ها و پرداختی‌ها استفاده می‌کند که با سیستم ثبت سفارش مشتریان متفاوت است؟ یا مثلا بخش انبارداری یا تولید محصول سازمان سیستم دیگری برای رهگیری ارسال و دریافت محصولات دارد؟ و احتمالا اسناد سازمان باید به صورت دستی بین همه این سیستم‌ها منتقل و به روزرسانی شوند؟

فروش، حسابداری، مدیریت مشتریان، تولید محصول و مدیریت پروژه‌های سازمان از فعالیت‌هایی هستند که تضمین می‌کنند سازمان بدون تنش مسیر پیشرفت خود را طی می‌کند. استفاده از سیستم‌های متفاوت برای این فعالیت‌ها در سازمان ممکن است روی این پروسه‌ها تاثیر ویران‌گری داشته باشد. سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی باعث می‌شود عملیات‌های تجاری سازمان در یک پایگاه داده تجمیع شود. همچنین سازمان‌ها با ثبت اطلاعاتی که از محصولات، پروژه‌ها و مشتریان خود جمع‌آوری کرده‌اند دچار مشکل انباشتگی اطلاعات می‌شوند.سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان یک منبع از اطلاعات دقیق فراهم می‌کند که بلادرنگ و بدون واسطه در دسترس است و به واسطه آن نه تنها کارکنان می‌توانند تصمیمات بهتری بگیرند، بلکه با حذف فعالیت‌های زمان‌بر ثبت و به روزرسانی اطلاعات در سیستم‌های مختلف به فعالیت‌های ارزشمندتری بپردازند.

2) اطلاعات سازمان به راحتی در دسترس نیست

اگر کسی از شما بپرسد میانگین فروش شما چقدر است، چقدر طول می‌کشد تا پاسخ او را بیابید؟ در مورد سایر مشخصه‌های کلیدی مثل تعداد فروش در روز چطور؟ برای سازمان‌هایی که از اطلاعات انباشته شده و صفحات گسترده انبوه استفاده می‌کنند ممکن است پاسخ به سوال‌های ساده ای مانند تفاوت میانگین حاشیه سود در بازه زمانی مشخص بین سال مالی جاری و سال مالی گذشته چندین روز طول بکشد.

سرعت کسب و کار‌ها به مراتب بیشتر از گذشته شده است. هر چه اندازه سازمان بزرگ‌تر شود و یا سرعت پیشرفت سازمان بیشتر باشد با اطلاعات بیشتری درگیر خواهید بود. کارکنان در بخش‌های مختلف سازمان نیاز دارند تا فورا به این اطلاعات دسترسی داشته باشند. سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی به مدیران اجرایی کمک می‌کند تا در هر زمان که بخواهند یک دید جامع از عملیات‌های تجاری خود داشته باشند. با در اختیار داشتن اطلاعات مشتریان، محصولات، پروژه‌های جاری تولید و سایر اطلاعات کلیدی کسب و کار هر آنچه کارکنان یک سازمان برای انجام بهینه کارشان نیاز دارند بلافاصله در اختیار خواهند داشت.

3) فعالیت‌های حسابداری زمان‌بر و سخت است

معمولا اولین علائم نیاز یک سازمان به سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی در بخش حسابداری آن مشاهده می‌شود. اگر مدت زمان زیادی را صرف نوشتن دستی فاکتورها و وارد کردن آن در سیستم‌های متفاوت و همگام‌سازی این اطلاعات در بخش‌های مختلف سازمان می‌کنید، تنها کافی است به این مدت زمان تلف شده برای عملیاتی که به وسیله سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی در یک لحظه انجام می‌گرفت فکر کنید.

علاوه بر آن در مورد گزارشات مالی، اگر مدت زمان زیادی طول می‌کشد تا اطلاعات مالی را از سیستم‌های مختلف جمع کرده و عملیات‌های حسایداری معمول مانند مغایرت‌گیری را انجام دهید، استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی می‌تواند تاثیر قابل مشاهده‌ای بر سازمان شما بگذارد. ERP کمک می‌کند تا با تجمیع اطلاعات مالی سازمان در یک پایگاه داده عملیات‌های ثبت و مغایرت‌گیری حساب‌داری در مدت زمان بسیار کوتاهی انجام بگیرد،گزارشات دلخواه حسابداری و فروش سازمان خود را بلادرنگ و بدون واسطه در اختیار داشته باشید، گزارشات دلخواه خود را بسازید و یا گزارشات موجود را بر اساس نیازهای خود شخصی سازی کنید،  همچنین کارکنان بخش حسابداری زمان آزاد کافی برای جمع‌آوری گزارشات مهم مالی که به صورت خودکار توسط سیستم ساخته نشده است را داشته باشند.

4) فروش و تجربه مشتریان دچار مشکل است

در طول رشد یک سازمان، مدیریت منابع یک چالش بزرگ است. اطمینان از وجود میزان درستی از آنچه سازمان عرضه می‌کند در زمان و مکان مناسب یک بخش حیاتی از عملیات‌های هر کسب و کاری است. با وجود ERP همه دپارتمان‌ها به اطلاعات لحظه‌ای محصولات و پروژه‌های جاری سازمان دسترسی خواهند داشت. کارکنانی که با مشتریان در تعامل هستند قادر خواهند بود تا از وضیعت دقیق سفارش، پرداخت، ارسال محصول و … مطلع شده و مشتریان را حتی بدون نیاز به قطع تلفن و تماس با دپارتمان دیگر باخبر کنند. حتی از این هم بهتر، مشتریان قادر خواهند بود تا به صورت آنلاین اطلاعات سفارش خود را مشاهده کنند. همزمان، مدیر انبار و یا مسئول واحد تولید می‌تواند از کم و زیاد شدن محصولات با خبر شود و نسبت به اصلاح روند تولید اقدام کند.

جمع‌آوری و نگه‌داری اطلاعات مشتریان بالقوه کسب و کار، تاریخچه ارتباط با مشتریان و خریدها و پرداخت‌های آنها به صورتی که به راحتی قابل جست و جو و مدیریت باشد باعث خواهد شد تا سازمان با مخاطبین هدف کسب و کار خود ارتباط بهتری برقرار کند.

5) فعالیت‌های مرتبط با فناوری اطلاعات سازمان پیچیده و زمان‌بر است

سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی هم محصول فناوری اطلاعات است و هم به بهبود فعالیت‌های مرتبط با فناوری اطلاعات کمک می‌کند. استفاده از چندین سیستم مختلف باعث می‌شود تا فعالیت‌های I.T سازمان شما به کابوس تبدیل شود. سفارشی‌سازی، یکپارچگی و نگه‌داری چندین سیستم ممکن است پیچیده و هزینه‌بر باشد و همچنین در هنگام نیاز به به‌روز‌رسانی زمان و انرژی زیادی از سازمان بگیرد و یا حتی بخشی از فعالیت‌های حساس سازمان را متوقف کند. این بروزرسانی‌ها نه تنها معمولا زمان‌بر و هزینه‌بر هستند بلکه شخصی‌سازی‌های انجام شده توسط کارکنان I.T را از بین می‌ببرند. با در نظر گرفتن این حساسیت‌ها شاید تعجب نکنید که دو سوم سازمان‌های سطح متوسط از نسخه قدیمی نرم‌افزارها استفاده می‌کنند.

بر خلاف تحمیل نرم‌افزار جدید به سازمان و یا افزایش پیچیدگی بیشتر نرم‌افزار ناکارآمد فعلی، استفاده از ERP چابک بودن لازم برای پاسخ به تغییرات پرسرعت کسب و کار را فراهم می‌کند. حتی استفاده از ERP ها در فضاهای ابری که به صورت خودکار بروزرسانی شده و یا امکانات جدید بدون اختلال و یا وقفه در سیستم به آن اضافه می‌شود باعث می‌شود تا بدون تغییر و یا توقف در عملکرد سازمان از امکانات و ویژگی‌های جدید سیستم بهره‌مند شوید.

* شعبانعلی در بخشی از این نوشته توضیح می‌دهد که چرا «در جهان هیچ مسئله‌ی دیگری وجود ندارد که به اندازه‌ی مدیریت منابع مهم باشد».

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *